事務職の代表格であるOA事務！ 仕事内容や働くメリット

事務職にはさまざまな種類があり、営業事務や一般事務、経理事務などのように細分化されています。OA事務も事務職の1つです。OA事務の主な仕事内容は、オフィスでパソコンなどを使用して文書作成などをおこなうことです。OA事務の「OA」とはオフィスオートメーションの略で、職場の効率化のために導入されるパソコンや多機能コピー機などはOA機器と呼ばれています。実際のOA事務はパソコンによる文書作成にとどまりません。パソコン作業としてはデータ入力やプレゼンテーション資料作成なども含みますし、企業によっては来客対応、文書整理そして電話対応などの一般事務の仕事を含めてOA事務と呼んでいる場合もあります。OA事務の派遣求人に興味を持った場合は、実際の業務内容をよく確認することをおすすめします。

派遣社員としてOA事務の仕事をする場合は、少なくともパソコンの文書作成ソフトと表計算ソフトが扱えるスキルが求められると考えた方がよいでしょう。派遣会社が用意しているパソコン研修などでOA事務の仕事ができるスキルを身につけておく必要があります。また、インターネットによる情報収集能力も求められるようになってきています。前職の経験がプラスになるところとして、数多くのパターンの書類や表を作成することで作業ノウハウが身についており、それが新しい職場でも活かせることです。ただし前職で経験したやり方に慣れていると新しいやり方に違和感があるかもしれません。早めに順応することを心がけることが大切です。OA事務で働くメリットとしては、パソコンの作業能力が上がりスキルアップが図れること、事務作業であるため体力的には楽であることなどがあげられます。

OA事務の仕事に向いている人としては、パソコンのスキルが高い人がまず該当しますが、さらにその他にも向いている人がいます。それはコミュニケーション能力が高い人です。OA事務の仕事をするにあたっては、マニュアルやひな形が用意されているのが一般的ですが、必ずしも定型的な作業ばかりではありません。社内のさまざまな人からの要望に沿って文書作成や表作成などを行うおこなうこともあります。要望を正しく理解したり、不明点を解消したりしながら作業を進めるためには、コミュニケーションは欠かせません。また、決められたことはきっちりこなしながらも、自分で考えて行動することができる人もOA事務には向いているでしょう。仕事をきっちり行うことは事務の基本ですが、てきぱきと臨機応変に対応できることもさまざまな作業を同時並行で進めていくという点で大切なポイントとなります。

OA事務の仕事はパソコン作業が中心ですので、パソコンのアプリケーションに関する資格をとるという選択肢もあります。マイクロソフトオフィススペシャリストやパソコン検定などの資格がそれにあたります。ただし、資格がなかったとしても実務能力さえあれば問題ありませんので、派遣会社が提供するOA研修などで文書作成ソフト、表計算ソフト、そしてプレゼンテーション作成ソフトのスキルを磨くことを優先するとよいでしょう。また、OA事務の仕事の経験は、専門スキルに特化した事務職へ転職する際に役立つはずです。経理関連の資料作成の経験は経理事務の仕事を知れる可能性がありますし、マーケティング資料や販売情報の整理業務が将来営業事務の仕事に役立つこともありえます。また、OA事務作業を通じてさまざまな部署の業務内容を知ることができますので、会社の組織や機能が理解できるようになります。その経験はいまとは違う職種で仕事をする場合にも役立つでしょう。

派遣社員としてOA事務の仕事に就くためにはどうしたらよいのでしょう？ポイントは2つあります。1つは、業務が遂行できるレベルのスキルを身につけること、もう1つは履歴書などに「採用したい！」と思わせる志望動機が書けることです。特に志望動機についてはどう書けばよいのかわからないという人も多いでしょう。派遣会社への応募の場合、企業を選択した理由よりもやりたい業務と活かしたいスキルをアピールすることが重要になります。まずは自分にどんなスキルがあるのかを記載し、以前の経験を具体的に書き添えることをおすすめします。

具体的な経験を記載することによって、採用する側はスキルのレベルを想像しやすくなります。また、強みとなる点をわかりやすく書き、それを活かしたいとアピールすることも忘れないようにしましょう。