わたしって「仕事ができない人」？共通する特徴と改善方法

スケジュール管理ができないと、仕事が遅れる原因になります。スケジュール管理ができない理由には、手帳やスケジューリングツールをうまく使いこなせない、手帳に書いても頻繁に見返さないことなどが挙げられます。また、期限を意識して段取りを決める、作業時間を配分することも苦手のようです。

仕事の進捗やスケジュールは刻一刻と変わるもの。変更になった場合、リスケジュールが必要になりますが、そうなるとパニックになってしまうことも。結果、残業が多くなったり、締め切り直前になって仕事が終わっていないことが発覚し、周りが慌ててフォローしたりすることになります。

■改善のポイント
自分の立てたスケジュールを常に意識するようにしましょう。朝、出社をしたら必ずスケジュールを確認します。退社する前にも、翌日のスケジュールを確認するようにしましょう。そうすることで、今日一日でタスクをどれくらい達成したかを把握し、次の日に何を優先して仕事を進めるべきかが分かるようになります。

また、先輩や上司に相談して、仕事の時間配分や優先順位などアドバイスをもらうのも良いでしょう。自分が担当している仕事と、それにどのくらい時間がかけるのかを整理できるようになれば、急な締め切り変更や追加の仕事をお願いされた時でも、スケジュール修正ができるようになってくるでしょう。

いくつも仕事を抱えているにも関わらず、人から仕事を頼まれると断れないのも、仕事ができない人の特徴のひとつです。困っている同僚を助けてあげたい気持ちから引き受けてしまうケースもありますが、締め切り間際になって「間に合わない！？」となってしまうことも…。自分の許容範囲やスケジュール配分を考えず、「なんとかなるだろう」という気持ちでいると、中途半端な仕事になり、結果的に相手に迷惑をかけてしまいます。

■改善のポイント
自分が引き受けた以上、その仕事に責任を持たなければなりません。そして、引き受けた仕事ができなかった時は、あなたに仕事を頼んだ人だけでなく、その仕事に関係するすべての人に大きな迷惑をかけてしまうということを、しっかり自覚することが大切です。ビジネスの場においては、たくさん仕事を引き受けてくれる人ではなく、少なくても引き受けた仕事をしっかりやってくれる人のほうを評価します。
仕事を断るのは勇気がいることですが、自分がどれくらい仕事を抱えており、引き受けても結果的に相手に迷惑をかけてしまうということをきちんと説明するようにしましょう。

タイミングや仕事量次第で引き受けられる場合は、「来週には手持ちの仕事が終わるから、その後なら引き受けられる」「お願いされた仕事のうち、この部分だけなら手伝える」と具体的に示すようにしましょう。

同じミスを繰り返し、同僚や先輩、上司に何度も同じ指摘を受けてしまう。初めての職場で多くの仕事を覚えなければならない新人には多く見られますが、半年、1年以上たっても全く改善されないようでは問題です。
小さなミスなら、まだ周りがフォローできますが、大きなミスになってしまうと取り返しのつかないケースもあります。そのため、大きな仕事を任せてもらえなくなってしまいます。

■改善のポイント
ミスを繰り返す人は、自分のミスを小さく捉えている場合があります。自分のミスを指摘されると嫌な気持ちになるだけでなく、そのミスを何度も指摘したり、フォローしたりする周りの時間も奪っているという自覚を持つことが大切です。

上司や同僚は、時間を費やして自分のミスを指摘してくれているという意識を持ちましょう。次に同じミスをしないためにはどうすれば良いのか、自分なりの再発防止策を考えることが大切です。例えば、「こういうミスをしがち」という、自分の欠点を把握できれば、ミスは次第に減っていきます。
ミスをする度に、そのミスと対策をメモに残して「ミス メモ帳」のようなものを作り、毎朝、仕事を始める時にざっと見返してみるのも良いでしょう。

「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」ができないのも、仕事ができない人の特徴です。特に、自分がミスをして取引先を怒らせてしまうなどトラブルが発生しマイナスな状況になった時、ホウレンソウを躊躇（ちゅうちょ）してしまう傾向があります。しかし、ホウレンソウが遅くなるほど、事態がさらに悪化してしまうので、気をつけましょう。

■改善のポイント
ホウレンソウができない＝コミュニケーションを取らず、自分ひとりで仕事を抱え込み進めているということになります。それでは、仕事は成立しないことを覚えておきましょう。では、どのような場面でホウレンソウが必要なのでしょう？
まず、上司や先輩から仕事を依頼されたら、その時に、「つまりこういうことですね」と相手の意図や要望を繰り返して確認します。締め切りまで期間がある場合は、途中で「今はこういう状況です」と進捗を報告します。また、作業を進める上で疑問点が出てきたら、依頼者に確認するようにしましょう。面倒だなという態度を示す依頼者もいるかもしれませんが、最終的に、依頼した側の意図と違うものになってしまうのを防ぐためには必要なことです。

そして、「ミスをしてしまった！」などマイナスな状況になってしまった場合は、早めに報告し、相談することが重要です。マイナスな状況は、時期が早ければ早いほどリカバリーがききます。

完璧な状態で仕事を仕上げても、締め切りに間に合わないようでは、「仕事ができる」とは言えません。書類の形式や表現、マナーなど細かいところにこだわったり、質を求めすぎたりして、仕事のスピードが遅くなる傾向があります。内容は良くても期限に間に合わず迷惑をかけてしまっては、相手の信頼を損なってしまいます。

■改善のポイント
良い仕事とは、期限内に相手の求めるものを提供することです。期限を守ってこその仕事であるということを、まずはしっかり自覚することが大切です。その上で、相手の求めるものは何かを考えます。

例えば、資料の作成を依頼された時、相手が求めるものが「来週のプレゼンの参考にするために、要点がまとまった資料が欲しい」だったとします。その場合、書類の形式や細かいマナーにこだわるよりも、来週のプレゼンに間に合わせることや、分かりやすく要点がまとまっていることが重要です。
自分が気になるものを全てカバーするのは不可能です。相手の求めるものを、相手の立場になって優先順位づけして、優先度の高いものから完璧に仕上げていくようにしましょう。

言われたことしかできず、指示をされるまでは自分からは動けない、自分がすべき仕事を見つけることができない指示待ち人間です。周りが忙しいのに、自分は手持ち無沙汰という状態になりがちです。

新人の頃は自分勝手に動くよりも、しっかりと言われた仕事をこなすほうが良い場合もあります。しかし、ある程度、仕事を覚えても指示待ち人間のままでは進歩がありません。周りの人たちから「指示がなくても、これぐらい自分から動いてほしい」と思われているかもしれません。

■改善のポイント
仕事の全体の流れが分かれば、抜けている部分や、人手が足りない部分、次に自分が何をすべきかが見えてきます。まずは、自分の仕事の全体像を把握しましょう。作業工程の始めから終わりまでを、簡単なフローチャートにしてみるのも良いでしょう。

自分が勝手に動くことで失敗につながってしまう、的外れな行動を取ってしまうことが怖い場合は、先輩や上司に、「自分は次に●●をしようと思うが、良いでしょうか」と確認するようにしましょう。先輩や上司に、「そうではなく、これをやって」と修正されるうちに、指示がなくても自分の頭で考え、動けるようになります。

ミスをして指摘された時に、自分以外の何かのせいだと思ってしまう人です。「間違えやすいポイントを事前に教えてくれなかった」、「忙しいのに仕事を振ってきた」、「誰だってやっているミス」といったように、ミスを自分ごととして受け取らず、「でも…」「だって…」といった言葉を繰り返す傾向があります。

また、自分が低い評価を受けた時に、「自分はこんなに頑張っているのに、評価してくれないのはおかしい」と不満を募らせ、それが普段の態度に表われて評価も低くなるという悪循環におちいりがちです。

■改善のポイント
自分のミスを認めない最大のデメリットは、改善策を考えず、次にまた同じミスを繰り返してしまうことです。ミスを指摘されたら素直に受け止め、必要に応じて謝罪をした上で、「自分の落ち度はどこにあったのだろう」と考えるクセをつけるようにしましょう。改善点について先輩や上司に進言することもできます。

また、自分の評価に納得ができない時には、その評価を下した人以外の先輩や上司に、相談してみるのも手です。上司は、部下が思っている以上に部下のことを見ているものです。第三者の立場から見ても、自分の落ち度を指摘されたら、しっかり反省しましょう。

新人の頃に失敗を繰り返し、自分は仕事ができない人間だと思い込んでいる人です。それが心理的なプレッシャーとなりミスをしてしまうという悪循環におちいってしまいます。仕事に対するモチベーションを失ってしまうケースもあります。

■改善のポイント
素直に先輩や上司に相談しましょう。自分には分からない自分の長所を教えてくれることもあり、それが自信につながります。

また、自分の仕事に関わるスキルアップ講習を受けるという方法もあります。ビジネスマナーや営業トーク、話し方、伝え方、書き方など、仕事を進める上で必要なビジネススキルを向上させてくれる講習もあるので、探してみましょう。
仕事が少しでもできるようになる、スキルを身につける、知識が深まることで自信がつきます。自信は心の余裕につながり、ミスが減っていくという好循環が生まれます。

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仕事ができない上司の特徴として、仕事の振り方や管理が下手というものがあります。指示が曖昧だったり、途中で想定外の修正を指示したりします。また、本来大人数で手分けしたほうが良い仕事を少人数に丸投げしたり、逆に自分ひとりで仕事を抱え込んだりすることも。結果的に、そんな上司が率いるチームは混乱してしまいます。

ストレートに上司に改善を要求すると、メンツやプライドから素直に受け入れられないことが考えられます。意固地になって面倒なケースになることも。こういったケースを防ぐ方法としては、こまめなホウレンソウを欠かさないことです。上司から仕事を依頼された時は、その場で、上司の意図や要望、最終的にどういった形にするかといったことを繰り返し、確認します。その後も、仕事の進捗を定期的に報告することで、上司の頭の整理にもつながり、より的確な指示ができるようになるでしょう。

仕事ができない部下の場合、本人がそれを自覚していないか、自覚していてもどうやって改善すれば良いか分からない場合がほとんどです。また、仕事ができないことに悩みつつも、上司の評価が怖い、忙しそうな上司に遠慮して相談できない部下もいます。

そのため、上司はできるだけ部下とコミュニケーションを取ることが求められます。部下の抱える問題を把握し、解決に導く手伝いをします。まずは、部下が気軽に話せるように、定期的に１対１で面談をするなどして、その時に部下の話を聞いてあげるようにしましょう。話の内容は仕事以外でも構いません。趣味や家庭、最近観た映画の話も◎。そういった話から、部下の性格や大事にしているものなどを知ることができます。

まずは、気軽に会話できる関係を作ることで、部下は上司に悩みや不満を伝えやすくなります。その際、気をつけたいのは、まず否定せずにすべてを聞いてあげること。そうすることで、部下は「上司は自分のことを分かってくれる」と安心感を持ち、アドバイスも受け入れやすくなります。

その後も、定期的な面談などコミュニケーションを取りつつ、部下に、自分の問題がどれだけ改善したかなどを報告する場を設けましょう。その際に上司も、以前よりも向上した部分などを部下にフィードバックすると良いでしょう。

仕事ができない部下を育てる過程では、イライラすることもあるかもしれませんが、部下に、振り回されないよう気をつけましょう。仕事ぶりがなかなか進歩しないようであれば、自分の上司に相談するのも一つの手段です。上司を巻き込んで対処に当たってもらうなど、ひとりで抱え込まないようにしましょう。